Αναζήτηση Εργασίας

Σημαντικές δεξιότητες διαχείρισης χρόνου για την επιτυχία στο χώρο εργασίας

Άτομο που εργάζεται με το ημερολόγιο

•••

PM Images / The Image Bank / Getty Images



Πίνακας περιεχομένωνΕπεκτείνουνΠίνακας περιεχομένων

Τι είναι οι δεξιότητες διαχείρισης χρόνου και γιατί είναι σημαντικές στο χώρο εργασίας; Οι εργαζόμενοι που διαχειρίζονται καλά τον χρόνο τους είναι πιο παραγωγικοί, πιο αποδοτικοί και πιο πιθανό να τηρούν τις προθεσμίες. Επικεντρώνονται στις πιο σημαντικές και ευαίσθητες στο χρόνο εργασίες και περιορίζουν τον χρόνο που σπαταλάτε σε μη ουσιώδη καθήκοντα.

Δεξιότητες διαχείρισης χρόνου, όπως και άλλες δεξιότητες , όπως ικανότητες οργάνωσης , έχουν μεγάλη ζήτηση. Οι εργοδότες θα αξιολογήσουν την ικανότητά σας να διαχειρίζεστε τον χρόνο σας και την αποτελεσματικότητα της ομάδας σας για την επίτευξη των στόχων του τμήματος.

Μάθετε για τις δεξιότητες διαχείρισης χρόνου, κατανοήστε γιατί είναι πολύτιμες στο χώρο εργασίας, αναθεωρήστε τους διαφορετικούς τύπους δεξιοτήτων διαχείρισης χρόνου και δείτε παραδείγματα για το πώς χρησιμοποιούνται στην εργασία.

Τι είναι οι δεξιότητες διαχείρισης χρόνου;

Η διαχείριση χρόνου περιλαμβάνει τόσο τη διαχείριση του χρόνου σας όσο και του χρόνου των άλλων. Διαχείριση χρόνου σημαίνει αποτελεσματική εργασία και οι εργοδότες σε κάθε κλάδο αναζητούν προσωπικό που μπορεί να αξιοποιήσει βέλτιστα τον χρόνο που έχουν στη διάθεσή τους στη δουλειά. Η εξοικονόμηση χρόνου εξοικονομεί χρήματα του οργανισμού και αυξάνει τα έσοδα.

Η αποτελεσματική διαχείριση χρόνου απαιτεί από το προσωπικό να αναλύει τον φόρτο εργασίας του, να αναθέτει προτεραιότητες και να διατηρεί την εστίαση σε παραγωγικές προσπάθειες.

Οι υπάλληλοι που είναι εξαιρετικοί διαχειριστές χρόνου μπορούν να εξαλείψουν τους περισπασμούς και να ζητήσουν υποστήριξη από συναδέλφους για να βοηθήσουν στην επίτευξη των στόχων τους.

Τύποι δεξιοτήτων διαχείρισης χρόνου

Δεξιότητες διαχείρισης χρόνου

Η ισορροπία

Προτεραιότητα

Ίσως είναι αδύνατο να κάνετε κάθε λεπτό έργο που αναμένεται από εσάς. Μπορεί επίσης να θέλετε να κάνετε τα πάντα ταυτόχρονα. Αλλά πρέπει να βάλετε προτεραιότητες, ώστε να μπορείτε να ολοκληρώσετε τις πιο σημαντικές εργασίες με μια σειρά που έχει νόημα. Κατά την ανάθεση προτεραιότητας, λάβετε υπόψη παράγοντες όπως πότε πρέπει να γίνει κάθε εργασία, πόσος χρόνος μπορεί να διαρκέσει, πόσο σημαντικό μπορεί να είναι για άλλους στον οργανισμό, τι θα μπορούσε να συμβεί εάν μια εργασία δεν γίνει και εάν κάποια εργασία μπορεί να διακοπεί από τα σημεία συμφόρησης στη διαδικασία.

  • Κατανομή
  • Διαχείριση Προσδοκιών
  • Πρόληψη απορριμμάτων
  • Προτεραιότητα αιτημάτων και αιτημάτων
  • Δραστηριότητες υψηλής αξίας (HVA)
  • Κριτικές απόδοσης
  • Ο καθορισμός του στόχου

Χρονοδρομολόγηση

Ο προγραμματισμός είναι σημαντικός γιατί ορισμένες εργασίες πρέπει να γίνονται σε συγκεκριμένες ώρες. Ο προγραμματισμός επηρεάζει την ημέρα, την εβδομάδα, τον μήνα σας, καθώς και τη ροή εργασίας άλλων ανθρώπων. Οι περισσότεροι έχουν συγκεκριμένες ώρες της ημέρας που είναι περισσότερο ή λιγότερο παραγωγικοί ως αποτέλεσμα των επιπέδων ενέργειας και των απαιτήσεων της ημέρας. Τα χρονοδιαγράμματα μπορούν επίσης να είναι ένας καλός τρόπος για να αποφύγετε την αναβλητικότητα.

  • Λογισμικό προγραμματισμού
  • Σκοπιμότητα
  • Ακρίβεια
  • Σπάζοντας ευρύτερους στόχους σε ορόσημα
  • Διάσπαση ορόσημων σε έργα

Διαχείριση εργασιών

Οι λίστες υποχρεώσεων (κατάλληλες προτεραιότητες και ενσωματωμένες στο πρόγραμμά σας) είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να αποφύγετε να ξεχάσετε κάτι σημαντικό. Είναι επίσης ένας πολύ καλός τρόπος για να αποφύγετε να περάσετε όλη την ημέρα σκεπτόμενοι όλα όσα έχετε να κάνετε. Το να θυμάστε τις εργασίες απαιτεί ενέργεια και το να σκέφτεστε όλα όσα έχετε να κάνετε όλη την εβδομάδα μπορεί να είναι εξουθενωτικό και συντριπτικό. Χωρίστε όλες τις απαραίτητες εργασίες σε μια λίστα για κάθε μέρα και δεν θα χρειάζεται να ανησυχείτε για όλες ταυτόχρονα. Απλώς αναλάβετε τις εργασίες σας μια μέρα τη φορά.

  • Ενεργό
  • Παρτίδα
  • Δημιουργία λιστών καθημερινών, εβδομαδιαίων και μηνιαίων εργασιών
  • Multitasking
  • Επιμέλεια
  • Οργάνωση
  • Διαχείριση email

Διαχείριση φόρτου εργασίας

Ο ρυθμός της εργασίας σας, παρόλο που μπορεί να φαίνεται περίεργο να αποκαλείται δεξιότητα, είναι μια σημαντική ιδέα διαχείρισης χρόνου. Αν και η πολύωρη εργασία ή η παράλειψη διαλειμμάτων μπορεί μερικές φορές να βελτιώσει την παραγωγικότητα βραχυπρόθεσμα, η εξάντλησή σας αργότερα θα διασφαλίσει ότι η συνολική παραγωγικότητά σας θα πέσει πραγματικά. Εκτός από σπάνιες περιπτώσεις έκτακτης ανάγκης, είναι σημαντικό να αντισταθείτε στον πειρασμό της υπερβολικής εργασίας. Συμπεριλάβετε τα απαραίτητα διαλείμματα και έναν λογικό χρόνο διακοπής στο πρόγραμμά σας.

Η γνώση και η επιβολή του βέλτιστου φόρτου εργασίας για τον εαυτό σας διασφαλίζει τη συνέπεια στην απόδοσή σας και αποφεύγει την εξάντληση. Οι εργοδότες θέλουν να μπορούν να βασίζονται σε εσάς μακροπρόθεσμα.

  • Διαχείριση της διαδικασίας
  • διεκδικητικότητα
  • Εξάλειψη των απορριμμάτων
  • Κάνοντας Διαλείμματα

Αντιπροσωπεία

Ανάλογα με το είδος της εργασίας που κάνετε, μπορεί να είστε σε θέση αναθέστε ορισμένες εργασίες . Το να γνωρίζετε τι και πότε να αναθέσετε είναι μια σημαντική δεξιότητα. Μερικοί άνθρωποι αντιστέκονται στην ανάθεση, είτε επειδή θέλουν να διατηρήσουν τον έλεγχο είτε επειδή θέλουν να εξοικονομήσουν χρήματα μη προσλαμβάνοντας βοηθούς. Και οι δύο προσεγγίσεις βλάπτουν τελικά την παραγωγικότητα και αυξάνουν το κόστος.

Να θυμάστε, ωστόσο, ότι εάν εξασκείτε επιμελώς τη διαχείριση χρόνου και εξακολουθείτε να μην μπορείτε να κάνετε τα πάντα, μπορεί να προσπαθείτε να κάνετε πάρα πολλά. Είναι καλύτερο να πετύχεις σε λίγες εργασίες παρά να προσπαθήσεις και να αποτύχεις σε πολλές.

  • Αναζητώντας τη βοήθεια ειδικού
  • Συντονισμός Συναντήσεων
  • Παρουσίαση
  • ΟΜΑΔΙΚΗ ΔΟΥΛΕΙΑ
  • Ηγεσία
  • Συνεργασία
  • Κίνητρο

Περισσότερες δεξιότητες διαχείρισης χρόνου

Ακολουθούν περισσότερη διαχείριση χρόνου για βιογραφικά, συνοδευτικές επιστολές, αιτήσεις εργασίας και συνεντεύξεις. Οι απαιτούμενες δεξιότητες θα διαφέρουν ανάλογα με τη θέση εργασίας για την οποία υποβάλλετε αίτηση, επομένως, ανατρέξτε επίσης στη λίστα των δεξιοτήτων που αναφέρονται ανά εργασία και το είδος της ικανότητας .

  • Έλεγχος
  • Αυτοφροντίδα
  • Ειλικρίνεια
  • Λογισμικό παραγωγικότητας
  • Επικοινωνία
  • Ικανότητα προσαρμογής
  • Υψηλή ανοχή στο στρες
  • Αξιοπιστία
  • Προσοχή στη λεπτομέρεια
  • Επαγωγικό συλλογισμό
  • Επαγωγικός συλλογισμός
  • Κριτική σκέψη
  • Αξιολογώντας
  • Συνεχής Βελτίωση
  • Διαχείριση κινδύνου
  • Αντιμετώπιση προβλημάτων
  • Διασφάλιση ποιότητας
  • Διαχείριση έργου
  • Τη διαχείριση των συγκρούσεων
  • Διάκριση
  • Συμμόρφωση
  • αρθρώνοντας
  • καταιγισμός ιδεών
  • Αποδοτικότητα
  • Επιμέλεια
  • Ευαισθησία προβλήματος

Παραδείγματα διαχείρισης χρόνου στο χώρο εργασίας

Αυτή η λίστα παρέχει παραδείγματα αποτελεσματικής διαχείρισης χρόνου στην εργασία.

Α - Ε

  • Προσαρμογή σχεδίων στις μεταβαλλόμενες συνθήκες.
  • Κατανομή χρόνου για συγκεκριμένες εργασίες.
  • Ανάλυση διαδικασιών και επιλογή του απλούστερου τρόπου για την ολοκλήρωση μιας εργασίας.
  • Ζητώντας βοήθεια όταν κατακλύζεστε από απαιτήσεις.
  • Επιβεβαίωση να πούμε όχι σε ακατάλληλες απαιτήσεις που αποσπούν την προσοχή από τα κεντρικά καθήκοντα.
  • Επιτεθείτε σε πιο σύνθετες εργασίες όταν έχετε την υψηλότερη ενέργεια και τις πιο έντονες συγκεντρώσεις.
  • Έλεγχος πώς ξοδεύεται ο χρόνος.
  • Αποφύγετε την υπερβολική κουβέντα με τους συναδέλφους.
  • Αποφυγή αναβλητικότητας. ενεργώντας αντί να ανησυχείτε.
  • Σπάζοντας ευρύτερους στόχους σε μικρότερα μέρη και εστίαση σε ένα βήμα τη φορά.
  • Χωρισμός έργων σε διαχειρίσιμα μέρη.
  • Δημιουργία λιστών καθημερινών, εβδομαδιαίων και μηνιαίων εργασιών.
  • Δημιουργία χρονοδιαγραμμάτων.
  • Ανάθεση πιο συνηθισμένων εργασιών σε προσωπικό χαμηλότερου επιπέδου.
  • Τρώτε καλά για να διατηρήσετε την ενέργεια.
  • Εξάλειψη σπατάλη χρόνου.
  • Άσκηση και συμμετοχή σε άλλες δραστηριότητες μείωσης του στρες κατά τη διάρκεια του ελεύθερου χρόνου για τη μεγιστοποίηση της ενέργειας κατά την εργασία.

Φ - Ζ

  • Διευκόλυνση αποτελεσματικών συναντήσεων. τηρώντας τα χρονικά πλαίσια για τις συναντήσεις.
  • Ομαδοποίηση παρόμοιων εργασιών για περιορισμό του χρόνου μετάβασης.
  • Διατήρηση οργανωμένου χώρου εργασίας.
  • Multitasking ; μετάβαση ομαλά από τη μια εργασία στην άλλη.
  • Άνοιγμα σε πιο αποτελεσματικούς τρόπους να κάνεις πράγματα.
  • Οργανωτικός ψηφιακά αρχεία για εύκολη ανάκτηση.
  • Προγραμματίστε τη μέρα σας το προηγούμενο βράδυ ή το πρώτο πράγμα το πρωί.
  • Προτεραιότητα αιτημάτων και αιτημάτων.
  • Δίνοντας προτεραιότητα σε μια λίστα έργων και εστίαση σε εργασίες υψηλότερης αξίας με πιο άμεσες προθεσμίες.
  • Ακρίβεια.
  • Βάζοντας στην άκρη τα κινητά τηλέφωνα για να εξαλείψετε την απόσπαση της προσοχής των προσωπικών μηνυμάτων, εκτός εάν απαιτείται για εργασία.
  • Επανεξέταση της απόδοσης και εξάλειψη των αποκλίσεων από τις προτεραιότητες.
  • Θέτοντας ημερήσιους, εβδομαδιαίους και μηνιαίους στόχους.
  • Θέτοντας ρεαλιστικά πρότυπα ποιότητας και αποφυγή της τελειομανίας.
  • Ορισμός συγκεκριμένων ωρών απάντησης σε email.
  • Κάνετε μικρά διαλείμματα για να επαναφέρετε την ενέργεια.
  • Αγγίζοντας κάθε κομμάτι χαρτί ή διαβάζοντας κάθε email μόνο μία φορά, όποτε είναι εφικτό.

Πώς να κάνετε τις δεξιότητές σας να ξεχωρίζουν

Προσθέστε σχετικές δεξιότητες στο βιογραφικό σας: Για τους εκτελεστικούς βοηθούς και τους διευθυντές, οι δεξιότητες διαχείρισης χρόνου που αναφέρονται παραπάνω είναι σημαντικές συμπεριλάβετε στο βιογραφικό σας .

Επισημάνετε τις δεξιότητες στη συνοδευτική επιστολή σας: Διαβάζοντας προσεκτικά την περιγραφή της θέσης εργασίας, σημειώστε στην επιστολή σας παρόμοια έργα όπου η διαχείριση του χρόνου ήταν το κλειδί.

Χρησιμοποιήστε λέξεις δεξιοτήτων στη συνέντευξη εργασίας σας: Αναθεωρήστε αυτά ερωτήσεις συνέντευξης διαχείρισης χρόνου πριν από τις συνεντεύξεις για δουλειά, ώστε να είστε έτοιμοι να απαντήσετε με συγκεκριμένα παραδείγματα για το πώς διαχειρίζεστε αποτελεσματικά τον φόρτο εργασίας σας.

Πηγές άρθρου

  1. O * NET Online. ' Δεξιότητες — Διαχείριση χρόνου .' Πρόσβαση στις 16 Δεκεμβρίου 2021.